Wenn sich in einem Pool mehrere Profile mit einer identischen E-Mail-Adresse befinden, kann dies zu Unklarheiten und Inkonsistenzen führen. Diese überflüssigen Profile können zudem Kosten verursachen. Um die Dubletten zu bereinigen, muss zunächst die Ursache für die Dubletten-Quelle ermittelt und ausgeschaltet werden. Nach Möglichkeit sollten die relevanten Felder bzw. Kriterien ermittelt werden, durch welche die unerwünschten Dubletten von den gewünschten Profilen unterschieden werden können. Eine manuelle Bearbeitung bzw. Markierung der Dubletten bleibt Ihnen allerdings leider meist nicht erspart. In einer externen Datenbankanwendung kann man die Profile sortieren und die zur Löschung bestimmten Profile entsprechend mit einem Flag markieren. Wichtig ist auf jeden Fall, den Stand der Permission bzw. Austragung bei der Markierung der Profile zu berücksichtigen. Hier muss unter Umständen mit den Datumsfeldern (Eintragung, Austragung, Änderung) als Entscheidungskriterium gearbeitet werden.
Wenn die Dubletten schon längere Zeit bestehen, beachten Sie bitte, dass es gut sein kann, dass sich die Profilhistorie eines Dubletten-Profils auf mehrere seiner Dubletten verteilt haben kann. Auch durch Formulare gesetzte Profilwerte können unter Umständen bei den einzelnen Dubletten eines Profils unterschiedlich sein. Dies sollte bei der manuellen Aufbereitung für die Markierung der Dubletten und der darauffolgenden Löschung der unerwünschten Dubletten-Profile berücksichtigt werden.
So gehen Sie am besten vor:
- Zielgruppe mit den Dubletten erstellen
- Dubletten mit allen relevanten Feldern und der Profil-ID exportieren
- Einträge der Profile zusammenführen und markieren
- Profile wieder importieren
- Zielgruppe mit überflüssigen Profilen erstellen und die Profile löschen
1. Zielgruppe mit Dubletten anlegen
Erstellen Sie eine Zielgruppe mit dem Kriterium „eMail-Dublette ist vorhanden“, um im ersten Schritt alle im Pool vorhandene Dubletten zu erfassen.
2. Übersicht der Dubletten anzeigen lassen und exportieren
In mehrfach vorhandenen Profilen können in jedem Profil unterschiedliche Informationen vorhanden sein. Darum sollten Sie sich alle Felder anzeigen lassen, um entscheiden zu können, welche Felder für den Export notwendig sind und welche nicht.
Dubletten exportieren
Exportieren Sie alle relevanten Pool-Felder.
Folgende Felder sollten in jedem Fall exportiert werden:
- Profil-ID
- Name
- Vorname
- Ausgetragen
- Permission
- Eintragungsdatum
- Austragungsdatum
- Änderungsdatum
- Felder von Interesse
Die Profil-ID brauchen Sie, um das angereicherte Profil im Anschluss zu dem Profil im Pool wieder zuordnen zu können.
Felder für den Export auswählen
Ziehen Sie Felder, die Sie exportieren möchten in den vorgesehenen Bereich. Nachdem Sie auf Exportieren geklickt haben, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Downloadlink, dieser Link ist 24 Stunden lang gültig.
Dubletten aufbereiten
Sortieren und markieren Sie die überflüssigen Dubletten in einer externen Datenbankanwendung (Sortierung z.B. nach Änderungsdatum unter Berücksichtigung des Standes der Austragung).
Kopieren Sie die Informationen von einem unbestätigten Profil in ein bestätigtes Profil, von dem Sie die Permission haben, damit die gesammelten Informationen nicht verloren gehen. Aus dem Änderungsdatum ist ersichtlich, welches Profil behalten werden sollte. Anschließend fügen Sie in dieser Tabelle eine Spalte für eine Markierung hinzu, mit deren Hilfe Sie die zu löschenden Profile auswählen können. Bevor die überarbeiteten Profile wieder in den Pool importiert werden, muss ein Feld für die Markierung im Pool erzeugt werden, mit dem Sie die zu löschenden Profile in einer Zielgruppe auswählen und aus dem Pool löschen können. Wenn Sie nur die Dubletten entfernen möchten, ist es ausreichend, wenn die Importdatei nur die Profil-ID und das Markierungs-Flag enthält. Systemfelder wie die Austragung, Permission oder das Änderungsdatum sollten nach Möglichkeit nicht wieder importiert werden.
Import der aufbereiteten Liste mit Eindeutigkeitskriterium Profil-ID und dem Markierungsmerkmal
(Das Merkmal muss zunächst auch im Pool angelegt werden!). Es reicht hier eine Tabelle zu importieren, welche nur die Profil-ID und das Markierungs-Flag enthält. Danach erstellen Sie eine Zielgruppe, in der alle Profile gesammelt werden, welche die Löschmarkierung enthalten. Mit dieser Zielgruppe können Sie die enthaltenen Profile über den Reiter Daten löschen aus dem Pool entfernen.
Profildaten konsolidieren
Markieren Sie die Profile eindeutig, um sie in einer Zielgruppe selektieren zu können.
Profildaten aufbereiten
Nachdem Sie die vorhandenen Informationen der Dubletten in einem bestätigten Profil zusammengeführt und die überflüssigen Spalten gelöscht haben, können Sie diese Datei wieder importieren. Um diese Profile den Profilen im Pool zuzuordnen, benötigen Sie die Profil-ID.
Feld für eine Markierung anlegen
Bevor die Profile importiert werden können, legen Sie zuerst im Pool ein neues Feld an, mit dem Sie die zu löschenden Profile selektieren können.
Legen Sie im Pool ein Feld mit dem passenden Datentyp an, um über dieses Feld die Profile zu selektieren. In diesem Fall kann es der Daten-Typ „Text“ mit einer „Einzeilige Eingabe“ sein.
Datei importieren
Wenn Sie die Profile wieder zurück importieren, achten Sie auf die passende Dateikodierung (UTF-8) und das richtige Trennzeichen, kontrollieren Sie das Ergebnis in der Voransicht.
Ist die passende Dateikodierung und Trennzeichen eingestellt, werden die Umlaute und Sonderzeichen sowie die Spaltenaufteilung richtig dargestellt.
Import konfigurieren
Stellen Sie beim neuerlichen Import der Profile die „eindeutige Zuordnung“ und den „Dubletten-Check“ auf „Profil-ID“ und klicken auf „nur aktualisieren“. Führen Sie den Import durch.
Mit dem Import werden die Profile mit den fehlenden Daten und dem Selektionsmerkmal angereichert. Mit diesem Merkmal können die zu löschenden Profile gefiltert werden.
Zielgruppe anlegen
Um die Profile zu filtern, welche gelöscht werden sollen, geben Sie das Eindeutigkeitskriterium an, das Sie zuvor den zu löschenden Profilen vergeben haben.
Bilden Sie eine Zielgruppe mit dem Selektionskriterium. Hier: „Markierung beinhaltet löschen“. Damit können Sie die Profile auswählen, die gelöscht werden sollen.
Profile löschen
Unter dem Reiter „Daten löschen“ können Sie die doppelt vorhandenen Profile aus dem Pool entfernen. Bitte bedenken Sie, wenn die Profile gelöscht werden, geht auch die Profil-Historie und die Tracking-Daten der zu löschenden Profile verloren. Wenn Sie über Zielgruppen versehentlich Profile aus dem Pool gelöscht haben, können Sie die Profile über das Backup Center wieder herstellen.
Unter dem Reiter „Daten löschen“ können Sie die mehrfach vorhandenen Profile aus dem Pool löschen.