eMailing testen & versenden

Nachdem Sie das eMailing angelegt und die Inhalte eingepflegt haben, sollten Sie es vor dem Versand gründlich überprüfen. Es passiert schnell, dass sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen oder das eMailing nicht so aussieht, wie Sie es sich vorgestellt haben. Klicken Sie dazu in der Unternavigation auf den Reiter Check. Sie sehen zahlreiche Unterpunkte zur Überprüfung verschiedener Kriterien.

 

Unter dem Navigationsreiter Check können Sie das Mailing auf verschiedene Kriterien prüfen lassen:

1. eMailing-Vorschau
2. Darstellung und Spam
3. Link-Check
4. Individualisierung
5. Testversand
6. Versand

eMailing-Vorschau

In der Vorschau können Sie sich die verschiedenen Ausgabeformate des Mailings sowie die Individualisierung anhand eines Testprofils anzeigen lassen.

 Wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat z.B. eMailing (HTML) oder Text und klicken Sie auf aktualisieren.

 

Darstellung und Spam

Um festzustellen, wie das Mailing in verschiedenen Mail-Clients dargestellt wird, können Sie einen Darstellungs- und Spam-Test durchführen lassen. Dieser Service erstellt eine Vorschau des eMailings in unterschiedlichen E-Mail-Programmen wie z.B. Apple Mail, Outlook, Google Mail, Lotus Notes, Hotmail, etc. Die Erstellung nimmt einige Minuten in Anspruch und kann, je nach Tarif mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.

 Mit der Darstellungsvorschau und Spam-Test können Sie feststellen, wie das Mailing in unterschiedlichen E-Mail-Programmen dargestellt wird.  Unter dem Reiter Historie werden alle getätigten Darstellungstests mit Datum und Uhrzeit gespeichert.

Link-Check

Im Reiter Links werden alle im eMailing integrierten Links angezeigt und auf Funktion überprüft. Ist alles in Ordnung, sehen Sie ein grünes OK. Ist der Link fehlerhaft, erscheint Fehler in rot.

 Alle externen Links im Mailing werden geprüft, ob die Ziel-URL erreichbar ist. 

 

Individualisierung

Überprüfen Sie, ob die Individualisierung und Personalisierung funktioniert. Dazu müssen Sie entweder zuerst ein Profil im Pool als Persona (Testprofil) markieren, welches Sie als Testprofil verwenden möchten. Danach können Sie es als Testprofil auswählen und die Individualisierung testen. Alternativ können Sie im Navigationsreiter Konfiguration eine Testzielgruppe anlegen, dann können die darin enthaltenen Profile direkt als Testprofile auswählen.

 

 

Profil als Persona (Testprofil) markieren

Klicken Sie bei dem gewünschten Profil auf Persona (Testprofil), danach können Sie dieses Profil als Testprofil für eine individualisierte Darstellung verwenden.

 

Gehen Sie wieder in den Reiter Check und dort auf Individualisierung. Nun wählen Sie den Pool aus, in dem sich das Profil befindet. Wenn Sie bei einem der Profile auf den Button Vorschau klicken, wird das eMailing mit den Daten aus dem Profil individualisiert. In diesem Fall werden der Betreff und die Anrede personalisiert sowie die zugehörige E-Mail-Adresse eingefügt. Zudem können Sie sich die verschiedenen Newsletter-Formate (HTML, Text, Web/Mobil, ...) individualisiert anzeigen lassen.

 

Newsletter mit der Individualisierung des Testprofils anzeigen lassen

Kontrollieren Sie den Newsletter, ob die Individualisierung des Mailings korrekt dargestellt wird.

 

Testversand

Es gibt zwei Möglichkeiten einen Testversand durchzuführen.

Zum Einen finden Sie unter dem Navigationsreiter Konfiguration den Punkt Individualisierung & Testversand. Hier können Sie eine Zielgruppe für einen Testversand anlegen und das Mailing personalisiert versenden. Es sollten nur Profile in dieser Zielgruppe sein, zu welchen Sie auch Zugang zum E-Mail Postfach haben. Danach können Sie im Reiter Testversand Profile auswählen, die sich in der Testzielgruppe befinden.

Alternativ können Sie einen Testversand an einzelne E-Mail-Adressen veranlassen. Dazu tragen Sie mindestens eine E-Mail Adresse in das Feld Optionale Adressliste ein und klicken auf Testversand. Je Zeile können Sie eine Adresse eintragen

 

Testzielgruppe im Reiter Konfiguration angeben

Fügen Sie für einen personalisierten Testversand eine Zielgruppe unter dem Navigationsreiter Konfiguration des eMailings ein.

 

Profil einer Testzielgruppe für den Testversand auswählen

1. Mailing wird personalisiert versendet
2. Mailing wird unpersonalisiert versendet

 

Testversand an Persona (Testprofil)

Wenn Sie einen Testversand an ein Profil durchführen möchten, das Sie als Persona (Testprofil) festgelegt haben, dann gehen Sie wie im Teil Individualisierung beschrieben vor und markieren zunächst ein eigenes Profil als Persona. Danach wählen Sie über den Reiter Testversand den Pool in dem sich das Profil befindet und das Profil aus.

 

Persona (Testprofil) für einen Testversand auswählen

 

1. Mailing wird personalisiert versendet
2. Mailing wird unpersonalisiert versendet

 

  

Versandvorschau 

Nachdem Sie ein eMailing erstellt und die Qualität geprüft haben, können Sie den Versand veranlassen. Navigieren Sie hierfür zu dem Reiter „Versand“.

 

1. Zielgruppe: An erster Stelle finden Sie den Object-Picker. Wählen Sie dort die entsprechende Zielgruppe aus, die Sie im Ordner Zielgruppen bereits erstellt haben.

2. Versandzeitpunkt: Für den Versandzeitpunkt haben Sie zwei Optionen: jetzt und Zeitpunkt auswählen. Bei der ersten Option wird das eMailing nach den abschließenden Überprüfungen sofort verschickt. Bei der zweiten Option legen Sie einen genauen Zeitpunkt fest, zu dem das eMailing verschickt wird.
   Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie rechts unten auf den Button Versand Vorschau. Damit werden diese Einstellungen übernommen und zwischengespeichert, Sie werden zur letztmaligen Überprüfung des eMailings vor dem Versand weitergeleitet.
   Dort können Sie noch einmal – wie schon unter Check – die wichtigsten Elemente des eMailings überprüfen. Wenn die Überprüfung abgeschlossen ist, klicken Sie rechts oben auf den Reiter Versand Start.

 

 

Unter dem Navigationsreiter Versand Vorschau können Sie noch einmal die wichtigsten Konfigurationen prüfen. Hier stehen Ihnen fünf weitere Reiter zu Verfügung.

• Vorschau: Hier sehen Sie, wie das Mailing bei Ihren Empfängern angezeigt wird.
• Betreff: Falls Sie verschiedene Variationen der Betreffzeile für verschiedenen Zielgruppen angegeben haben, werden diese hier angezeigt.
• Individualisierung: Die verwendeten Artikel im Newsletter werden hier mit der zugehörigen Zielgruppe aufgelistet.
• Profile: Alle Profile, an die das Mailing gesendet wird, werden hier aufgelistet.
• Versand: Hier sehen Sie noch einmal zur Kontrolle die wichtigsten Informationen der Versendung in einer Übersicht zusammengefasst.

Beachten Sie auch hier, dass die Zeit immer als UTC eingestellt wird bzw. stellen Sie hier eine alternative Zeitzone ein, für die die Uhrzeiteingabe interpretiert werden soll. Die Zeitzone wird in Ihrem User-Profil im System gespeichert und beim nächsten Aufruf wieder vorselektiert.

 

Zustellbarkeitsoptimierung

Um einen Versand mit gedrosselter Leistung des Systems zu verschicken (z.B. um Ihren Online-Shop vor Überlast zu schützen), können Sie hier auch die Versandleistung einstellen. Eine Änderung auf kleinere Werte bietet sich vor allem dann an, wenn Sie bei großen Aussendungen einen erhöhten Zugriff auf Ihre Website befürchten, den die Server unter Umständen nicht verkraften können. Die eingestellte Leistung wird vom System als Maximum angesehen, wie verschickt werden darf und die E-Mails werden entsprechend dem Umfang der Empfänger über einen längeren Zeitraum verteilt. Beispiel: ein Emailing an 10.000 Empfänger wird auf 25.000 Mails/Stunde eingestellt. Der Versand erfolgt in einem Zeitraum von ca. 20 Minuten. Die gewählte Versandrate kann später in der Statistik eingesehen werden. 

 

Limitierung

Mittels der Versand-Mengen-Limitierung können Sie festlegen, wie viele Empfänger eines eMailings maximal besendet werden sollen. Dabei werden die zu besendenden Profile zufällig ausgewählt.

 

Versandzeitoptimierung

Sie können eine optimierte Versandzeit für jedes einzelne Profile berechnen lassen. Dies hat nur eine Auswirkung sofern bisherige Profil-Aktivitäten verfügbar sind. Durch die Auswahl 24h+ wird die Versandzeit individuell für jedes einzelne Profil gewählt, zu welcher Uhrzeit das Profil die meisten Öffnungen in vorherigen Mails getätigt hat. Diese Versandzeit kann am Tag des Versandstarts oder am nächsten Tag liegen. Es ist eine maximale Verzögerung von 47h möglich. Durch die Auswahl 7 Tage wird sowohl die Versandzeit (s.o.) als auch der aktivste Wochentag des Profils für den optimierten Versand gewählt.

 

Versandsbestätigung

Mittels der Versandbestätigung können Sie einem oder mehreren festen E-Mail-Adressen eine Versandbestätigung sowie nach einer festgelegten Verzögerung einen Statistik-Link senden, welcher auf die Versandstatistik der Versendung führt.

 

Mailgröße

Des Weiteren wird Ihnen hier die voraussichtliche Mailgröße in KB angezeigt. Die Mailgröße errechnet sich aus der Größe des Quellcodes des eMailings sowie etwaigen Anhängen.

 

Versand Vorschau

Nach dem Klick auf Versand Vorschau wird das komplette eMailing noch einmal in einer Übersicht dargestellt. Nach einem Klick auf Versand starten erscheint eine letzte Sicherheitsabfrage. Wenn Sie diese bestätigen, wird das eMailing ab den von Ihnen eingestellten Zeitpunkt verschickt.

Bereits versendete oder zum Versand vorgesehen eMailings sehen Sie im Ordner Versendungen und auf der Start-Seite in der erweiterten Ansicht unter Ihre letzten Aussendungen. Wenn Sie ein noch nicht verschicktes eMailing aus dem Ordner Versendungen löschen, wird es nicht verschickt.

 

Versand vorbereiten

1. Tatsächlich verwendbare Profile
2. Absender- und Antwortadresse
3. Versand-Domain
4. Versandzeitpunkt in UTC

 

Spätestens jetzt sollten Sie sämtliche Fehler korrigiert haben! Wenn keine Fehler mehr zu finden sind, klicken Sie rechts unten auf Versand starten. Nach Klick auf den Button öffnet sich eine kleine Maske mit dem Hinweis, dass das eMailing (in diesem Beispiel) an 15 Profile verschickt wird. Diese Zahl sollte mit den verwendbaren Profilen übereinstimmen, dies dient als weiterer Schutz vor einem versehentlichen Versand. Wenn Sie jetzt auf Versand starten klicken, wird das eMailing endgültig verschickt.

 

Wenn Sie auf den Button Versand starten klicken, wird das Mailing an alle verwendbaren Profile der Zielgruppe versendet. 

 

 

Nach dem Versand 

Nach dem Versand werden folgende Aktionen automatisiert durchgeführt:

• Das eMailing (Versendung) wird in den Ordner Versendungen verschoben. Dort können Sie den Versand live verfolgen und zahlreiche Statistiken abrufen.
• Überprüfung der Kontakte auf Fehler oder Abmeldungen von der Newsletter-Liste. Diese Kontakte werden ignoriert, ggf. wird ein Hardbounce-Zähler inkrementiert.
• Abgleich der aktualisierten (verwendbaren) Kontakte mit der Robinsonliste und der Blacklist. Sofern es Übereinstimmungen gibt, werden diese Kontakte ignoriert.
• Überprüfung dieser abermals aktualisierten Kontakte auf Duplikate (doppelte E-Mail-Adressen). Sofern Duplikate vorhanden sind, wird immer nur der zuerst gefundene Kontakt mit dieser Adresse beschickt.
• Erstellung individueller Kopien des eMailings für jeden verwendbaren Kontakt in der Zielgruppe und Versand an diesen.

Haben Sie einen Versandzeitpunkt in der Zukunft gewählt, so wird die Versendung des eMailings nur in den Ordner Versendungen kopiert. Der Versand hat noch nicht begonnen. Bis zum Zeitpunkt des Versands können Sie durch Löschen des Versendungsobjektes aus dem Ordner Versendungen den Versand stoppen.