Um Ihre Newsletter vor dem Versand auf Fehler zu kontrollieren, können sie den Freigabeprozess auf Basis des Vier-Augen-Prinzips verwenden. Dabei muss für den eMailing-Versand eine Freigabe angefordert, das eMailing durch eine berechtigte Person abgenommen und anschließend die Versandfreigabe erteilt werden.
Der Freigabeprozess wird in dem eMailing-Template aktiviert und auf die gewünschten eMailings angewendet. Gehen Sie dazu im Template auf den Reiter Freigabe und setzen den Haken bei Freigabeprozess aktiviert. Speichern Sie das eMailing anschließend.
Ist im Template der Freigabeprozess aktiviert, wird bei jedem neuangelegten Mailing der Freigabeprozess verwendet.
Nach dem Speichern werden alle Benutzer und Rollen angezeigt, denen das Recht zur Freigabe zugewiesen werden kann. Wählen Sie dort die Benutzer oder die Rollen aus, welche für den Prozess berechtigt werden sollen. Bei der Auswahl einer Rolle haben alle Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist, das Recht zur Freigabe.
Beachten Sie bitte, dass der Freigabeprozess ein vier Augen Prinzip erzwingt. Das heißt, dass nicht die gleiche Person eine Freigabe anfordern und abnehmen kann.
Wichtig
Auf lokaler Ebene können nur lokale Benutzer oder Rollen ausgewählt werden, auf globaler Ebene nur globale Benutzer und Rollen.
Bei eMailings, bei deren eine Freigabe erforderlich ist, wird der Reiter “Versand” durch den Reiter “Freigabe anfordern” ersetzt.
Um ein Mailing mit einem Freigabeprozess zu versenden, muss zuerst eine Freigabe angefordert werden.
Ablauf
Sobald das eMailing versandfertig ist, klicken Sie auf den Reiter Freigabe anfordern. Nachdem Sie dort den Versandzeitpunkt und die Zielgruppe ausgewählt haben, gelangen Sie nach einem Klick auf Freigabe Vorschau zur Versandvorschau. Dort gibt es neben den üblichen Informationen wie Vorschau, Betreff, usw. einen neuen Reiter Freigabe. In diesem Reiter wird eine Liste aller Benutzer angezeigt, welche eine Abnahme erteilen dürfen. (Hat ein Benutzer eine Freigabe angefordert, kann derselbe Benutzer die Freigabe nicht selber erteilen und wird daher in dieser Liste nicht angezeigt.
Wählen Sie hier einen Benutzer, der die Abnahme für den Newsletter erteilen soll.
Sobald ein (oder mehrere) Benutzer ausgewählt und das eMailing gespeichert wurde, wird es in den Versendungen-Ordner kopiert und wartet auf die Bestätigung oder Ablehnung der Freigabe. Dabei ist das eMailing im Ordner Versendungen durch ein spezielles Icon gekennzeichnet.
Die gewählten Benutzer werden per eMail informiert, dass ein eMailing zur Abnahme bereit steht und wer die Freigabe anfordert hat. Mit einem Link in der eMail kann sofort zu dem eMailing gesprungen werden - nach dem Login landet man direkt auf der Versandvorschau und kann sich das eMailing sowie alle relevanten Einstellungen ansehen.
Ist das eMailing in den Augen des Benutzers korrekt, kann er unter dem Reiter Freigabe die Freigabe erteilen. Enthält das eMailing Fehler oder dergleichen, kann über den gleichen Weg die Freigabe verweigert werden. In beiden Fällen kann eine optionale Nachricht angegeben werden.
Ist das Mailing in Ordnung erteilen Sie die Freigabe und klicken Sie auf Speichern.
Erteilung der Freigabe
Hier erhält der Benutzer, der die Freigabe angefordert hat, ein eMailing mit der Bestätigung und gegebenenfalls noch einer Nachricht von dem Benutzer, der die Freigabe erteilt hat. Mit einem Link in der eMail kann der Benutzer nun wieder direkt in die Versandvorschau zurückkehren und den Versand wie gewohnt starten.
Ablehnung der Freigabe
In diesem Fall wird das eMailing aus dem Ordner Versendungen gelöscht. Der Benutzer, der eine Freigabe angefordert hat, erhält eine eMail mit der Information, dass die Freigabe abgelehnt wurde, und gegebenenfalls warum sie abgelehnt wurde. Mit einem Link in der eMail kann der Benutzer wieder auf das Original eMailing springen und die notwendigen Änderungen vornehmen und die Freigabe anschließend erneut anfordern.