Alle Pools werden vom System immer im Hauptordner Profile angelegt. In jedem Pool können sich Kundenprofile befinden. Im Regelfall reicht jedem Mandanten ein Pool aus, der alle Kundenprofile enthält. Profile werden entweder durch Importe von bestehenden Adressdaten, durch manuelle Eingabe oder über Webformulare eingetragen. Zusätzlich zu den Standard-Feldern - wie Name, Anschrift und eMail-Adresse - die bereits vorgegeben sind, können Sie für Ihre eigenen Zwecke weitere Felder anlegen und frei definieren. Für jedes dieser Felder bestimmen Sie einen Datentyp, um die gewünschten Informationen speichern. Mit einem Klick auf den Pool öffnet sich eine Seite mit der Profilliste. Zum Editieren einzelner Einträge klicken Sie bei dem Profil auf Bearbeiten. Zugriff auf die Pool-Konfiguration erhalten Sie mit einem Klick auf den Reiter Konfiguration. Danach öffnet sich eine Seite mit den aktuell konfigurierten Feldern und Feldnamen des Pools. Mit Klick auf Bearbeiten können Sie die Poolfelder editieren und mit Klick auf den Button Speichern die geänderten Daten sichern.
Profilliste
Die Profilliste können Sie gruppiert zu 10, 25, 30, 50, 100, 250 oder 500 Profilen darstellen lassen und seitenweise durchblättern. Alternativ können Sie die Liste über ein Suchfeld oberhalb der Profilliste durchsuchen lassen. Bei Erfolg werden die gefundenen Einträge, in denen der Suchbegriff vorkommt als Liste angezeigt. Durch Löschen der Such-Eingabe und erneutem Klick auf Suchen gelangen Sie zur gesamten Profilliste zurück. Durch Anklicken der Checkbox links und anschließenden Klick auf Löschen können Sie Profile aus dem Pool löschen. Weiterhin können Sie jedes Profil der Liste manuell bearbeiten oder mit einem Klick auf Neuer Eintrag ein neues Profil über eine Eingabemaske eintragen. Ebenso kann die Historie (Eintragung, Bestätigung, Abmeldung, etc) eines jeden Profils in der Bearbeitungs-Maske eingesehen werden. In der Profil-Historie können Sie die letzten Aktionen eines Profils sehen, ob z.B. ein Newsletter geöffnet oder ein Formular ausgefüllt wurde.
Jedes Profil in der Profilliste ist in zwei Bereiche unterteilt, in den Bereich Details mit der Aktivität und Historie eines Profils und dem Bereich Bearbeiten mit den gespeicherten Daten eines Profils.
Pool Konfiguration
Unter dem Reiter Konfiguration können Sie alle Felder des Pools in Gruppen (Kategorien) aufteilen. Diese Gruppierung kann angepasst werden. Sie sehen die bereits vorhandenen Kategorien (Basisdaten, Intern, Ohne Zuordnung) und können hier neue Kategorien anlegen sowie vorhandene Kategorien umbenennen oder löschen.
Um eine neue Kategorie anzulegen oder die Reihenfolge der Kategorien zu verändern, klicken Sie auf das "+". Für die Änderung der Reihenfolge der Kategorien halten Sie die stilisierten Linien ganz rechts gedrückt und ziehen die Zeile an die gewünschte Position. Nach Änderungen an den Kategorien muss der Pool gespeichert werden, damit sich die Änderungen auswirken.
Die Feld-Konfiguration kann mit einem Klick auf Bearbeiten teilweise verändert werden. Mit einem Klick auf Neues Feld erzeugen Sie ein weiteres Feld in Ihrem Pool, es erscheint anschließend ein Dialog zur Konfiguration des Felds.
Hier können Sie einen Namen, den Datentyp, die Kategorie, Profile Matching und einen Default-Wert angeben. Der Name des Felds wird als Feld-Label in Formularen verwendet. Bei Anlage des Felds wird der Name des Felds als Interner Name vorgeschlagen. Dieser interne Name kann manuell angepasst werden (der interne Name darf nur Großbuchstaben und Zahlen beinhalten) und dient zukünftig als Ersetzungsvariable.
Für jedes Feld können Sie einen eigenen Typ definieren. Dieser legt fest, welche Optionen (Inhalte) an der Stelle eingegeben werden. Außerdem werden so zu einem gewissen Grad die späteren Eingabe-Möglichkeiten im Formular voreingestellt.
In einem Pool können Sie 100 Poolfelder anlegen. Wenn weitere Poolfelder benötigt werden, wenden Sie sich bitte an den Support.
Elemente der Pool-Konfiguration
- Name des Pools (kann nachträglich geändert werden).
- Kategorien der Poolfelder.
- Label des Poolfelds, erscheint im Formular.
- Datentyp des Felds, kann nachträglich nicht geändert werden.
- Interner Name des Felds, dieser dient gleichzeitig als Ersetzungsvariable, kann anschließend nicht mehr geändert werden.
- Kategorie in der das Feld erscheint, kann nachträglich geändert werden.
- Profile Matching fügt das Feld zum Profile Matching hinzu, so dass einem Artikel unter Profiling verschiedene Profileigenschaften von sehr passend bis sehr unpassend zugeordnet werden können. Zusätzlich wird das Feld zum Persona Matching des Artikels hinzugefügt, um die Relevanz des Artikels für die jeweilige Persona anzuzeigen. Eine ausführliche Beschreibung hierzu finden Sie unter Profile Matching und Profile Tagging
- Default-Wert, hier kann ein vorausgefüllter Wert angegeben werden.
Folgende Feld-Typen sind im Pool vorgesehen:
Einzeilige Eingabe: Es kann eine Zeile Text eingegeben werden.
Mehrzeilige Eingabe: Mehrere Zeilen Text können eingegeben werden.
Einfach-Selektion: Aus einer Liste von Optionen kann eine Option ausgewählt werden.
Mehrfach-Selektion: Aus einer Liste von Optionen können mehrere Optionen gewählt werden.
Anrede, Land, Bundesland, Mobilvorwahl: Vorgegebene Einfachselektionen.
Datum, Datum mit Uhrzeit: Felder für die Eingabe eines Datums (mit Uhrzeit). Alternativ zur statischen Datumseingabe kann auch eine dynamische in Form von Text-To-Date eingegeben werden (z.B. “today - 5 days” für: “heute vor fünf Tagen”).
eMail: Text-Eingabe mit Validierung auf eine gültige eMail-Adresse.
Wahr/Falsch: Ein Eingabefeld mit einer ja/nein-Option.
Ganze Zahl: Zahl, die in Zielgruppen mit den Operatoren < > verglichen werden kann.
PLZ: Ein Eingabefeld für Zahlen.
IP-Adresse: Feld für IP-Adressen aus Formular-Request (Das Feld wird immer automatisch befüllt).
Bei Feldern vom Typ Mehrfachselektion, Einfachselektion und Wahr/Falsch können zusätzlich folgende Funktionen genutzt werden:
- Content Profiling: Zuordnung von Profilmerkmalen bei Artikeln zur automatischen Sortierung in eMailing Slots und zur Ermittlung der Trefferquote bei Personas.
- Profile Tagging: Optionen dieses Feldes können automatisch durch das Öffnungsverhalten des Empfängers von Artikeln gesetzt werden.
Bestehende Felder können mit dem Zeichen - (Minus) am Ende der Zeile entfernt werden - allerdings nur, wenn dieses Feld noch in keinem Formular verwendet wird. Wird dieses Feld in einem Formular benutzt, erscheint beim Löschen dieses Feldes eine Liste der Objekte, bei denen das Feld verwendet wird. Dann muss das Feld vorher aus den Objekten entfernt werden. Standard-Felder eines Pools können nicht gelöscht werden.
Pflichtfelder legen fest, dass dieses Feld in jedem Formular enthalten sein oder bei manueller Eingabe eines Profils über die Profilliste immer angegeben werden muss. Felder, die bereits in Formularen eingebaut sind und dort nicht als Pflichtfeld markiert sind, können Sie im Pool nicht nachträglich als Pflichtfeld markieren. Dazu muss ein Feld zuerst in allen Formularen als Pflichtfeld markiert werden, bevor es im Pool zum Pflichtfeld deklariert werden kann.
Bei der Verwendung von Einfach- oder Mehrfachselektionen können Sie neben dem Typ auch noch die Optionen für die Eingaben bestimmen. Dazu müssen Sie die Optionen durch Eingabe einer oder mehreren Optionen (jede Zeile eine) erweitern und mit einem Klick auf "+" anhängen. Bestehende Optionen können Sie mit - entfernen, sofern aktuell keine Formulare und Zielgruppen existieren, welche diese Option verwenden. Die Standard-Reihenfolge können Sie auch hier durch Eingabe einer Zahl vor der Option bestimmen.
Es können auch Default-Werte vergeben werden, damit bekommt jedes neu angelegte Profil diesen Wert mitgegeben.
Zum Verschieben der Felder innerhalb der Gruppe halten Sie das Feld am rechten Ende der Zeile gedrückt und verschieben die Zeile an die gewünschte Position. Die Sortierreihenfolge wird dabei im System sofort gespeichert.
Interne Felder
Bestandteil eines jeden Pools sind die internen Felder. Diese Felder sind immer angelegt und können nicht gelöscht werden. Das System speichert hier (teilweise automatisch) Informationen des Profils ab, die für die internen Abläufe wichtig sind.
Feld-Konfiguration
- Datentyp: Hier kann ein Datentyp angegeben werden, je nach Datentyp stehen verschiedene Optionen zu Verfügung. Der Datentyp kann im Nachhinein nicht gewechselt werden.
- Kategorie: Kategorie, in der das Feld erscheinen soll.
- Pflichtfeld: Wird ein Feld als Pflichtfeld markiert, muss dieses Feld in allen Formularen abgefragt werden.
Folgende Felder sind vorhanden:
Sprache: Sprache des Profils (Formular-Sprache bei der Registrierung).
Profil-ID: Interne ID des Profils. Diese ID ist für alle Profile eines Pools eindeutig und wird automatisch bei der Anlage vergeben.
Externe ID: Freies Feld für die Speicherung einer ID aus einem Fremdsystem. Für die Eindeutigkeit hat das Fremdsystem zu sorgen.
Ursprungsformular: Formular, in dem sich das Profil eingetragen hat.
Zeitpunkt der Eintragung: Zeitpunkt, an dem das Profil angelegt wurde.
Zeitpunkt der letzten Änderung: Zeitpunkt der letzten Änderung des Profils in einem Formular.
Permission: Aktuelle Permission des Profils.
Ausgetragen: Bool-Feld, ob das Profil ausgetragen wurde.
Zeitpunkt der Austragung: Zeitpunkt, zu dem sich das Profil von
einem Newsletter abgemeldet hat.
Anzahl Hardbounces (HARDBOUNCES): Anzahl der fehlerhaften Zustellungsversuche von E-Mails in Folge.
Status (USERSTATE): Status-Feld zur eigenen Verfügung (bitte nicht verwechseln mit dem Status HARDBOUNCES).
Änderung (IP): IP-Adresse der letzten Änderung.
Permission (IP): IP-Adresse der Permission-Erhebung.
Ausgetragen (IP): IP-Adresse der Abmeldung.
Persona: Macht das Profil zur Persona (Testprofil) für Artikel-Matching und Vorschau-Individualisierung.
Tracking deaktiviert: Deaktiviert die Personenbezogene Datenhaltung für das Profil. Dies führt dazu, dass keine Aktivitätsdaten des Profils mehr erhoben werden (weder personalisiert noch pseudonymisiert). Dies kann Tracking-Statistiken beeinflussen.
Wichtig!
Dem Feld Persona kommt eine besondere Bedeutung zu. Profile, die mit diesem Flag markiert sind, werden automatisch für Tests angeboten. Diese Tests sind z.B.: Artikel-Relevanzen oder eMailing-Testversand.
Integration
Unter dem Reiter Integration finden Sie noch einmal eine Liste aller Felder mit deren eindeutigen IDs. Diese Liste dient hauptsächlich Enwicklern, um Informationen für die Nutzung der TAL-Funktionen oder der XML-RPC-Schnittstelle zu bekommen.
Unter dem Navigationsreiter "Integration" können Sie die internen Feldnamen entnehmen, daraus werden die Ersetzungsvariablen abgeleitet.
Statistik
Zeigt die Entwicklung des Pools in verschiedenen Zeiträumen an. Hier sehen Sie auch eine statistische Auswertung der Felder innerhalb des Pools. Diese Auswertung können Sie auch in einem Report durch Anhängen des Pools anzeigen lassen.
Unter dem Reiter Statistik finden Sie eine Übersicht aller im Pool vorhandenen Profile, sowie deren Profilstatus.
Feld-Auswertung
Hier finden Sie eine Liste der im Pool vorhandenen Einfach- und Mehrfachselektionsfelder mit deren Ausprägungen sowie die Verteilung auf die Profile im Pool.
Die Feldauswertung zeigt alle Einfach- und Mehrfachselektionsfelder im Pool und die Verteilung der Werte.
Landkarte
Per Klick auf den Reiter Landkarte, oberhalb der Profilliste, können Sie die geografische Lage einzelner oder aller Profile auf einer Landkarte visualisieren. Dabei ist eine Zoom-Funktion bis auf Hausnummernebene möglich. Die geographische Information wird aus den Adressdaten generiert, sofern diese vorhanden sind. Sind keine Adressdaten vorhanden wird die IP-Adresse der Anmeldung verwendet, sofern, sich das Profil über ein Formular eingetragen hat.
Die Landkartenansicht kann Ihnen genau zeigen, wo die angegebenen Adressen der Profile liegen, sofern diese eingetragen wurden.
Wichtig!
Für die Landkartendarstellung benötigen Sie ein eigenes Recht in Ihrer Rolle. Wenn Sie den Tab Landkarte nicht sehen, dann fehlt Ihnen dieses Recht.
Scoring
Bei dem Activity-Scoring werden Informationen über Interesse, Aktivität, Interessensschwerpunkte und Klickverhalten in einem frei definierbaren Schema ermittelt und ausgewertet. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Kapitel Scoring.
Import
Unter dem Reiter Import können Sie Profile in das System importieren. Das System kann unterschiedliche Arten von Dateien importieren, allerdings sollten diese Dateien eine saubere Datenstruktur aufweisen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Kapitel Profile importieren.
Das System kann verschiedene Arten von Dateien für einen Import auslesen. Bitte achten Sie bei einem Import darauf, dass nur notwendige Spalten und Felder importiert werden, das beschleunigt den Import.
Wichtig!
Manuell importierte Profile erhalten als Default-Permission immer Opt-Out. Das bedeutet, dass die Permission des Profils außerhalb des Systems gespeichert ist. Sofern die Profile bereits existieren und aktualisiert werden so wird kein Änderungsdatum gesetzt und diese Profile können nicht mit einem Anfrage-Manager gemeldet werden.
Backup
Das Backup Center bietet Ihnen die Möglichkeit, gelöschte Profile größtenteils selbstständig wiederherzustellen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Kapitel der Pool und seine Profile.
Gelöschte Profile können über ein Backup wiederhergestellt werden, dabei wird allerdings der komplette Pool wieder hergestellt.
Welche Daten werden gebackuped?
Profil-Importe: Wird ein Profilimport durchgeführt, wird vor dem eigentlichen Import der komplette betroffene Pool als Backup angelegt.
Profillöschungen über Zielgruppen: Vor dem Löschen von Profilen über eine Zielgruppe wird ein Backup der betroffenen Profile angelegt (hier wird nicht der gesamte Pool gebackuped)
Wichtig!
Manuell gelöschte Profile (über die Profil-Liste) lassen sich nicht über ein automatisches Backup zurückspielen!
Manuelles Backup
Es besteht die Möglichkeit, maximal drei manuelle Backups Ihrer Pools anzulegen. Da die meisten Löschaktionen/ Datenmanipulationen vom Backup Center automatisiert gesichert werden bzw. grundsätzlich ein Backup Ihrer Daten vom Vortag besteht, ist es aber nur in Ausnahmen sinnvoll, regelmäßig manuelle Backups anzulegen. Sollte das Limit von maximal drei manuellen Backups pro Pool erreicht werden, muss, bevor ein neues Backup erstellt werden kann, ein altes Backup über die Listenansicht gelöscht werden.
Wiederherstellung / Aufbewahrungszeit
Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, automatisch angelegte Backups wiederherstellen zu lassen. Manuelle Backups können nur über unser Support-Team wiederhergestellt werden. Die Aufbewahrungszeit für automatische Backups liegt bei 14 Tagen bzw. 90 Tagen für manuelle Backups.
Wiederherstellungen von Backups: Vor der Wiederherstellung eines Backups werden alle betroffenen Profile nochmals gesichert (hier wird nicht der gesamte Pool gebackuped) manuelle Profillöschungen über die Profilliste werden derzeit nicht berücksichtigt.
Löschen von Backups
Bestehende Backups (ob manuelle oder automatische Backups) können im Backup Center gelöscht werden. Werden manuelle Backups gelöscht, wird der Zähler für manuelle Backups wieder erhöht. Wird ein Backup gelöscht ist dies endgültig, das Backup kann nicht wiederhergestellt werden.
Abmeldungen von Profilen
Bei einer Wiederherstellung eines Pools werden Abmeldungen nicht berücksichtigt. Das bedeutet: Wird ein Pool wieder zurück gesetzt und hat sich ein Profil in der Zwischenzeit vom Newsletter abgemeldet wird das Profil wieder eingetragen. Das bedeutet, dass vor der Wiederherstellung eines Pools unbedingt alle Austragungen zuerst exportiert werden müssen, um nach der Wiederherstellung wieder importiert zu werden. Somit sind die Abmeldungen wieder ordnungsgemäß im Pool vorhanden.
Wichtig!
Bei der Wiederherstellung eines Backups werden alle Profile, die sich zum Zeitpunkt der Erstellung des Backups im Pool befunden haben, auf den alten Stand gesetzt. Neue Profile, die in der Zwischenzeit importiert oder über Formulare eingetragen wurden, werden nicht gelöscht. Sollen diese Profile gelöscht werden, leeren Sie bitte zuerst den Pool komplett und spielen anschließend das Backup ein. Somit erhalten Sie den Zustand des Pools zum Zeitpunkt des Backups.
Löschabhängigkeiten
In Formularen, Zielgruppen oder Pool-Data-Minern benutzte Poolfelder können nicht gelöscht werden. Ein entsprechender Hinweis findet sich dann bei der Feldkonfiguration inklusive einer Liste der Objekte, in denen das entsprechende Feld genutzt wird. Dasselbe gilt natürlich auch für Optionen von Einfach-/Mehrfachselektionen.